BAB X : SISTEM PEMPROSESAN DATA ELEKTRONIK

A. Sistem Input

Sistem Input terbagi dua yaitu :

1.       Sistem Input Berbasis Kertas

a.       Sistem input Berbasis Kertas

Fase pemprosesan input terdiri dari :

1.  Persiapan dan pengisian dokumen sumber

2. Pengiriman dokumen sumber ke bagian pengolahan data

3. Data entry

4. Teknik Program Editing Data

Tabel Ilustrasi Editing Data

Editing Data	Deskripsi	Contoh
Completeness check	Pengecekan untuk memastikan bahwa field yang harus di isi memang telah diisi, jika belum diisi , tidak akan dapat diproses	Setiap field didalam sebuah record dicek untuk memastikan tidak ad data yang kosong
Field Format Check	Pengecekan bahwa setiap karakter di dalam sebuah field memiliki tipe data yang benar	Setiap karakter dari field nomor vendor dicek untuk memastikan bahwa data yang diinputkan memeng data numerik
Field length check	Pengecekan dalam sebuah field bahwa data yang di inputkan memiliki jumlah karakter tertentu	Field tanggal didalam format tanggal – bulan- tahun dicek untuk memastikan bahwa data yang diinputkan mencakup enam digit karakter
Field sign check	Pengecekan tanda (positif atau negative) suatu field numeric untuk memastikan data tersebut diisi dengan nilai yang benar	Field jumlah tagihan yang jatuh tempo disuatu tagihan dicek untuk memastiakn field tersebut diisi dengan angka yang bernilai positif
Limit check	Nilai suatu field numeric dibandingkan dengan batas bawah nilai data yang telah ditentukan dimuka	Nilai field jam kerja didalam kartu waktu dicek untuk memastikan nilai jam kerja tersebut tidak > dari nilai yang ditetapkan, dalam hal ini 60 jam
Reasonable check	Nilai suatu field numeric dibandingkan dengan field numeric yang lain didalam record yang sama	Biaya overhead didalam catatan produk dalam proses dicek untuk memastikan angka biaya overhead tersebut tidak > dari 200% field biaya tenaga kerja
Valid code Check	Mencocokan nilai suatu kode dengan file table yang memuat nilai kode yang legal	Field kode vendor divalidasi dengan mencocokan kode vendor ke file table yang memuat kode pemasok yang valid
Check digit	Validasi kode numeric dengan pengguanaan algoritma check digit	System POS memvalidasi kartu kredit dengan menghitung ulang kebenaran check digit didalam nomor rekening pelanggan
Combination field check	Nilai sebuah field dibandingkan dengan field lain untuk memastikan adanya validasi	Field kode transaksi dibandingkan dengan field kode department.kode transaksi tertentuhanya valid untuk departemn tertentu
Internal label check	Label file internal dibaca untuk memvalidasi karakteristik sebuah file	Kode file  didalam label internal dicek oleh program panggajian untuk memastikan bahwa file tersebut memeng file penggajian
Sequence check	Sebuah file didalam serangkaian record dicek urutannya	Urutan nomor faktur di verifikasi pada saat file faktur diproses
Record count check	Jumlah record didalam sebuah file dihitung selama pemprosesan data dan dicocokan dengan pengendalian input	Jumlah record kartu waktu yang diproses dicocokan dengan total input dari departemen penggajian
Hash total  check	Hash total suatu field didalam sebuah file dihitung selama pemprosesan data dan dicocokan dengan pengendalian input	Hash total dari nomor kode karyawan dihitung selama pengolahan data dan dibandingkan dengan pengendalian input dari departemen penggajian
Financial total check	Financial total suatu field dalam suatu file dihitung selama pemprosesan dan dicocokan dengan pengendalian input	Total jumlah faktur dollar dari faktur yang diproses dihitung dan dicocokan dengan total yang diterima dari dapartemen penagihan

2. Sistem Input Tanpa Kertas

Sistem ini terbagi dua yaitu :

1.       Sistem Input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia

2.       Sistem input tanpa kertas yang tidak memerlukan intervensi manusia

A.      Sistem Pemprosesan

1.       System pemprosesan berbasis kertas

a.    Pemprosesan batch dengan memperbarui file berurutan

b.      Pemprosesan batch dengan memperbarui file akses  acak

Pemprosesan batch dengan memperbarui file akses acak dapat dilakukan dengan cara :

·         Aplikasi Faktur Baru

·         Pemprosesan bukti penerimaan kas

2.       Sistem Pemprosesan Tanpa Kertas

Dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :

a.       Pemprosesan batch dalam system pemprosesan tanpa kertas

b.      Pemprosesan real time dalam system pemprosesan tanpa kertas

3.       Sistem Penjualan Real-time

Sistem  penjualan realtime menggunakan teknologi informasi kontemporer untuk memaksimumkan kinerja system.

Ada tiga teknologi yang memungkinkan terlaksananya system penjualan real-time :

System POS(point of sales), bar code untuk identifikasi otomatis, dan system pemesan EDI (electronic data interchange).

B.      Sistem Output

Sistem output dapat berbasis kertas, tanpa kertas,  atau kombinasi antara keduanya. Sistem yang berorientasi batch dan berbasis kertas dengan pemprosesan file berurutan biasanya menghasilkan banyak output.Sistem tanpa kertas yang online dan realtime cenderung menhasikan hanya sedikit output dan system ini sangat tidak praktis bagi perusahaan besar untuk mencetak ratusan tau bahkan ribuan record.

Latihan Soal

1.      Jelaskan sistem input berbasis kertas dan sistem input tanpa kertas?

·         Input berbasis kertas

·         Sistem input tanpa kertas (paperless) sering disebut sistem input online, transaksi direkam langsung kedalam jaringan komputer, dan kebutuhan untuk mengetikkan dokumen sumber dieliminasi. Sistem tanpa kertas menawarkan otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan sistem berbasis kertas. Masalah sistem tanpa kertas adanya kehilangan peluang untuk melakukan pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit.

2.   Jelaskan sistem pemrosesan berbasis kertas dan sistem pemrosesan tanpa kertas?

·         Sistem Pemrosesan Berbasis Kertas

Secara virtualsemua sistem berbasis kertas dalam pengolahan atau pemerosesan transaksi biasanya berorientasi batch: transaksi direkam kedalam komputer secara perkelompok dan diproses secara periodik. Sistem ini tepat dipakai jika file tidak perlu diperbarui segera setelah transaksi terjadi, dan laporan dibutuhkan secara periodik. Contohnya adalah penggajian, gaji disiapkan untuk setiap periode waktu tertentu dan tidak perlu dihitung setiap hari.

·         Sistem pemrosesan tanpa kertas

Pada pemrosesan batch atau real-time, kadang kala disebut pemrosesan real-time online, transaksi diproses pada saat transaksi itu diinputkan kedalam sistem.

3.      Jelaskan sistem output berbasis kertas dan sistem output tanpa kertas?

·         Sistem output berbasis kertas menyediakan banyak query yang dapat diakses secara acak oleh pengguna , maka system ini menghasilkan hasil cetakan atau microfiche copy dari semua file untuk referensi.

·         Di Sistem tanpa kertas yang online dan real – time cenderung menghasilakan hanya sedikit output . Sistem ini penting di perusahaan besar karena akan sangat tidak praktis bagi perusahaan besar untuk mencetak ratusan atau bahkan ribuan record.

  

4.       Jelaskan apa yang dimaksud dengan keyverification data input dan kesalahan seperti apa yang dapat dikendalikan dengan key verification?

·         Key verification adalah satu prosedur pengendalian yang berguna untuk mendeteksi kesalahan pengetikan.

·         Kesalahan yang dapat dikendalikan seperti salah ketik nomor rekening pelanggan karena karena karyawan mengetik huruf yang salah atau karyawan salah mengartikan karakter yang tertulis di dalam dokumen sumber.

5.      Jelaskan sistem pemrosesan transaksi berorientasi  batch didalam sistem pemrosesan sistem    batch menjadi alternatif yang paling ekonomis ?

Sistem pemrosesan berorientasi batch transaksi direkam ke dalam komputer secara perkelompok dan diproses secara periodik. Pemprosesan batch ekonomis jika ada banyak transaksi yang harus diproses. Sistem ini tepat dipakai jika file tidak perlu diperbarui segera setelah transaksi terjadi, dan laporan dibutuhkan secara periodik. Contohnya adalah penggajian, gaji disiapkan untuk setiap periode waktu tertentu dan tidak perlu dihitung setiap hari.

BAB IX : PEMPROSESAN FILE DAN KONSEP MANAJEMEN DATA

BAB IX : PEMPROSESAN FILE DAN KONSEP MANAJEMEN DATA

A.    Istilah dalam Teknologi Database

Konsep dasar penyimpanan data yaitu :

1.      Entity              : Sesuatu yang dipakai untuk menyimpan informasi

  contoh : karyawan,        persediaan, dan rekening pelanggan.

2.      Atributes        : Elemen data yang mmerupakan bagian dari entity

   contoh : alamat pelanggan, nama pelanggan, batas kredit, dan lain-lain.

3.      Character       : Huruf atau angka

4.      Data value      : Kombinasi karakter (huruf dan angka) yang memiliki makna

  contoh : alamat( atribut), kotak pos 2001 (data value) dan perusahaan  entity.

5.      Field                : Kumpulan elemen data  terkecil yang disimpan dalam sebuah

  spasi( ruang fisik)

6.      Record            : Sejumlah field yang dikelompokkan dan membentuk sebuah satuan

  data, yang sekaligus menguraikan atribut khusus dalam sebuah entity.

7.      File                  : sekumpulan record yang sejenis

8.      Database        : kumpulan file- file yang membentuk satuan data yang basar.

      Jenis- Jenis File

1.      File induk ( master file)           : file yang berisi data relative permanen.

2.      File transaksi(transaction file) : file yang berisi data transaksi yang bersifat sementara

3.      File tabel( table file)                : file yang berisi referensi ( acuan) data yang diambil  

   selama pemprosesan data untuk memudahkan kalkulasi

4.      File Sejarah ( history file )       : file yang berisi transaksi yang telah diproses

5.      File cadangan( backup file )    : file yang berisi duplikat ( copy) sebuah file

6.      Suspensi file                             : file yang berisi record yang telah dipisahkan sementara

   dari pemprosesan data regular dengan tujuan untuk investigasi dan dibetulkan

7.      Report file                   : file sementara yang berisi data yang akan dicetak pada tanggal  

                                      berikutnya

B.     Sistem Manajemen Database dan Arsitektur

Terdapat tiga tingkat arsitektur yang terkai dengan database dan system manajemen database yaitu:

1.      Arsitektur Database Tingkat Konseptual

2.      Arsitektur Database Tingkat Logika

Ada tiga model utama dalam struktur data logika adalah :

a.       Model pohon atau Hierarki

b.      Model Jaringan

c.       Model Data Relasional

3.      Arsitektur Database Tingkat Fisik

C.    Sistem Manajemen Database

Sistem Manajemen Database adalah program computer yang memampukan seorang pengguna untuk menciptakan dan memperbarui file- file, menyeleksi dan memunculkan kembali dat, dan menghasikan bergam output dan laporan- laporan.

Seluruh DBMS memiliki tiga atribut umum, yaitu :

1.      Data Description Language ( DDL)

2.      Data Manipulation Language (DML)

3.      Data Query Language ( DQL)

      Keuntungan Sistem Manajemen Database

a.       Integrasi data        : informasi dapat dikombinasikan tanpa batas

b.      Flexibilitas laporan            : laporan dapat direvisi secara mudah, dan dibuat sesuai dengan kebutuhan tanpa terikat jadwal pembuatan laporan regular

c.       Meminimumkan pengulangan dan ketidakkonsistenan data

d.      Indenpendensi data : karena data dan program indenpensi satu sama lain, maka masing- masing dapat diubah tanpa saling mempengaruhi.

e.       Manajemen data terpusat : manajemen data menjadi lebih efisien karena administrator database bertanggung jawab untuk mengkoordinasi , mengendalikan, dan mengelola database

f.       Keamanan             : perangkat lunak DBMS memiliki system pengawasan melekat, seperti : password , yang membantu manjamin integrasi data

g.      Analisis lintas fungsi         : hubungan antar elemen data

Latihan soal

1.      Jelaskan apa yang dimaksud dengan entity , attributes , character, data value, field, record, file, primary key dan secondary key ?

Jawab :

 Entity             : Sesuatu yang dipakai untuk menyimpan informasi

  contoh : karyawan,        persediaan, dan rekening pelanggan.

Atributes        : Elemen data yang mmerupakan bagian dari entity

   contoh : alamat pelanggan, nama pelanggan, batas kredit, dan lain-lain.

Character       : Huruf atau angka

Data value      : Kombinasi karakter (huruf dan angka) yang memiliki makna

  contoh : alamat( atribut), kotak pos 2001 (data value) dan perusahaan  entity.

Field                : Kumpulan elemen data  terkecil yang disimpan dalam sebuah

  spasi( ruang fisik)

Record            : Sejumlah field yang dikelompokkan dan membentuk sebuah satuan

  data, yang sekaligus menguraikan atribut khusus dalam sebuah entity.

File                  : sekumpulan record yang sejenis

Primary key   :kunci yang bersifat unik

Secondary key: kunci berupa elemen lain yang meskipun tidak unik,  digunakan untuk mengidentifikasi record

2.      Sebutkan dan jelaskan tingkatan dalam arsitektur system manajemen database ?

Jawab

a.       Arsitektur Database Tingkat Konseptual

b.      Arsitektur Database Tingkat Logika

Hubungan yang timbul antara segmen-segmen dalam database ditentukan oleh struktur data logika, yang biasa juga disebut skema ataumodel database.

c.       Arsitektur Database Tingkat Fisik

3.                  Sebutkan dan jelaskan beberapa model logika dalam system manajemen database ?

Jawab

a.       Model pohon atau Hierarki

Pada sebuah struktur pohon, setiap lingkaran menunjukkan satu set field (segmen), setiap lingkaran terhubung ke lingkaran lain pada tingkatan berikutnya yang lebih tinggi dalam pohon tersebut. Tingkatan yang paling akhir disebut lingkaran orang tua (parent).Setiap parent memiliki satu atau lebih anak (children), dan hubungan antara children dan parent disebutbranch. Tampilan penting dalam model pohon ini adalah sebuah lingkaranchildren tidak dapat memiliki lebih dari satu parent.

b.      Model Jaringan     : Struktur jaringan adalah model yang memungkinkan sebuah segmen anak memiliki lebih dari satu orang tua dan bersifat lebih umum daripada model pohon

c.       Model Data Relasional : Model relasional memandang database sebagai sebuah kumpulan tabel dua dimensi daripada sebuah struktur jenis hierarkis atau jaringan.Aturan-aturan tertentu yang disebut bentuk normal menentukan pembuatan sebuah tabel. Proses penerapan aturan-aturan tersebut dinamakan normalisasi.Normalisasi menjadi penting karena tanpa hal tersebut proses pembaruan entri-entri dalam tabel dapat menyebabkan permasalahan.

4.      Sebutkan dan jelaskan tiga atribut dalam system manajemen database ?

Jawab

a.       Data Description Language ( DDL)

Memungkinkan administrator database (DBA) untuk menentukan struktur logika database yang disebut skema. Hal yang perlu ditentukan ketika menentukan skema yaitu: nama elemen data, jenis data (numerik, alfabetik, tanggal, dan lain-lain) dan posisi jumlah angka desimal jika data tersebut bersifat numerik, dan posisi angka (misalnya sembilan untuk Nomor Jaminan Sosial).

b.      Data Manipulation Language (DML)

Terdiri atas perintah-perintah untuk melakukan pembaruan (updating), pengeditan, manipulasi, ekstraksi data.Dalam banyak kasus pengguna tidak perlu tahu atau menggunakan DML.Namun demikian program aplikasi (seperti program pembayaran gaji atau sistem akuntansi interaktif) secara otomatis menghasilkan laporan DML untuk memenuhi permintaan pengguna.

Structured Query Language (SQL) adalah bentuk DML yang umum dalam pengaturan relational.SQL adalah teknologi yang digunakan untuk memunculkan informasi dari database.SQL merupakan bahasa pemrograman nonprosedural. Bahasa ini memungkinkan penggunanya untuk fokus pada menentukan data apa yang dibutuhkan ketimbang pada bagaimana mendapatkan data tersebut. Empat bentuk DML yang merupakan komponen SQL adalah: SELCT, UPDATE, DELETE, INSERT.

c.       Data Query Language ( DQL)

Adalah bahasa atau antarmuka yang ramah pengguna (user friendly) yang memungkinkan bagi pengguna untuk meminta informasi dari database. Salah satu antarmuka yang friendly ini adalah Query By Example (QBE), yang memungkinkan bagi pengguna untuk meminta informasi hanya dengan mengisi tempat-tampat yang kosong.

5.      Sebutkan dan jelaskan manfaat/ keuntungan system manajemen database ?

Jawab

a.       Integrasi data  : informasi dapat dikombinasikan tanpa batas

b.      Flexibilitas laporan      : laporan dapat direvisi secara mudah, dan dibuat sesuai dengan kebutuhan tanpa terikat jadwal pembuatan laporan regular

c.       Meminimumkan pengulangan dan ketidakkonsistenan data

d.      Indenpendensi data : karena data dan program indenpensi satu sama lain, maka masing- masing dapat diubah tanpa saling mempengaruhi.

e.       Manajemen data terpusat : manajemen data menjadi lebih efisien karena administrator database bertanggung jawab untuk mengkoordinasi , mengendalikan, dan mengelola database

f.       Keamanan                   : perangkat lunak DBMS memiliki system pengawasan melekat, seperti : password , yang membantu manjamin integrasi data

g.      Analisis lintas fungsi   : hubungan antar elemen data