BAB X : SISTEM PEMPROSESAN DATA ELEKTRONIK

A. Sistem Input

Sistem Input terbagi dua yaitu :

1.       Sistem Input Berbasis Kertas

a.       Sistem input Berbasis Kertas

Fase pemprosesan input terdiri dari :

1.  Persiapan dan pengisian dokumen sumber

2. Pengiriman dokumen sumber ke bagian pengolahan data

3. Data entry

4. Teknik Program Editing Data

Tabel Ilustrasi Editing Data

Editing Data	Deskripsi	Contoh
Completeness check	Pengecekan untuk memastikan bahwa field yang harus di isi memang telah diisi, jika belum diisi , tidak akan dapat diproses	Setiap field didalam sebuah record dicek untuk memastikan tidak ad data yang kosong
Field Format Check	Pengecekan bahwa setiap karakter di dalam sebuah field memiliki tipe data yang benar	Setiap karakter dari field nomor vendor dicek untuk memastikan bahwa data yang diinputkan memeng data numerik
Field length check	Pengecekan dalam sebuah field bahwa data yang di inputkan memiliki jumlah karakter tertentu	Field tanggal didalam format tanggal – bulan- tahun dicek untuk memastikan bahwa data yang diinputkan mencakup enam digit karakter
Field sign check	Pengecekan tanda (positif atau negative) suatu field numeric untuk memastikan data tersebut diisi dengan nilai yang benar	Field jumlah tagihan yang jatuh tempo disuatu tagihan dicek untuk memastiakn field tersebut diisi dengan angka yang bernilai positif
Limit check	Nilai suatu field numeric dibandingkan dengan batas bawah nilai data yang telah ditentukan dimuka	Nilai field jam kerja didalam kartu waktu dicek untuk memastikan nilai jam kerja tersebut tidak > dari nilai yang ditetapkan, dalam hal ini 60 jam
Reasonable check	Nilai suatu field numeric dibandingkan dengan field numeric yang lain didalam record yang sama	Biaya overhead didalam catatan produk dalam proses dicek untuk memastikan angka biaya overhead tersebut tidak > dari 200% field biaya tenaga kerja
Valid code Check	Mencocokan nilai suatu kode dengan file table yang memuat nilai kode yang legal	Field kode vendor divalidasi dengan mencocokan kode vendor ke file table yang memuat kode pemasok yang valid
Check digit	Validasi kode numeric dengan pengguanaan algoritma check digit	System POS memvalidasi kartu kredit dengan menghitung ulang kebenaran check digit didalam nomor rekening pelanggan
Combination field check	Nilai sebuah field dibandingkan dengan field lain untuk memastikan adanya validasi	Field kode transaksi dibandingkan dengan field kode department.kode transaksi tertentuhanya valid untuk departemn tertentu
Internal label check	Label file internal dibaca untuk memvalidasi karakteristik sebuah file	Kode file  didalam label internal dicek oleh program panggajian untuk memastikan bahwa file tersebut memeng file penggajian
Sequence check	Sebuah file didalam serangkaian record dicek urutannya	Urutan nomor faktur di verifikasi pada saat file faktur diproses
Record count check	Jumlah record didalam sebuah file dihitung selama pemprosesan data dan dicocokan dengan pengendalian input	Jumlah record kartu waktu yang diproses dicocokan dengan total input dari departemen penggajian
Hash total  check	Hash total suatu field didalam sebuah file dihitung selama pemprosesan data dan dicocokan dengan pengendalian input	Hash total dari nomor kode karyawan dihitung selama pengolahan data dan dibandingkan dengan pengendalian input dari departemen penggajian
Financial total check	Financial total suatu field dalam suatu file dihitung selama pemprosesan dan dicocokan dengan pengendalian input	Total jumlah faktur dollar dari faktur yang diproses dihitung dan dicocokan dengan total yang diterima dari dapartemen penagihan

2. Sistem Input Tanpa Kertas

Sistem ini terbagi dua yaitu :

1.       Sistem Input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia

2.       Sistem input tanpa kertas yang tidak memerlukan intervensi manusia

A.      Sistem Pemprosesan

1.       System pemprosesan berbasis kertas

a.    Pemprosesan batch dengan memperbarui file berurutan

b.      Pemprosesan batch dengan memperbarui file akses  acak

Pemprosesan batch dengan memperbarui file akses acak dapat dilakukan dengan cara :

·         Aplikasi Faktur Baru

·         Pemprosesan bukti penerimaan kas

2.       Sistem Pemprosesan Tanpa Kertas

Dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :

a.       Pemprosesan batch dalam system pemprosesan tanpa kertas

b.      Pemprosesan real time dalam system pemprosesan tanpa kertas

3.       Sistem Penjualan Real-time

Sistem  penjualan realtime menggunakan teknologi informasi kontemporer untuk memaksimumkan kinerja system.

Ada tiga teknologi yang memungkinkan terlaksananya system penjualan real-time :

System POS(point of sales), bar code untuk identifikasi otomatis, dan system pemesan EDI (electronic data interchange).

B.      Sistem Output

Sistem output dapat berbasis kertas, tanpa kertas,  atau kombinasi antara keduanya. Sistem yang berorientasi batch dan berbasis kertas dengan pemprosesan file berurutan biasanya menghasilkan banyak output.Sistem tanpa kertas yang online dan realtime cenderung menhasikan hanya sedikit output dan system ini sangat tidak praktis bagi perusahaan besar untuk mencetak ratusan tau bahkan ribuan record.

Latihan Soal

1.      Jelaskan sistem input berbasis kertas dan sistem input tanpa kertas?

·         Input berbasis kertas

·         Sistem input tanpa kertas (paperless) sering disebut sistem input online, transaksi direkam langsung kedalam jaringan komputer, dan kebutuhan untuk mengetikkan dokumen sumber dieliminasi. Sistem tanpa kertas menawarkan otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan sistem berbasis kertas. Masalah sistem tanpa kertas adanya kehilangan peluang untuk melakukan pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit.

2.   Jelaskan sistem pemrosesan berbasis kertas dan sistem pemrosesan tanpa kertas?

·         Sistem Pemrosesan Berbasis Kertas

Secara virtualsemua sistem berbasis kertas dalam pengolahan atau pemerosesan transaksi biasanya berorientasi batch: transaksi direkam kedalam komputer secara perkelompok dan diproses secara periodik. Sistem ini tepat dipakai jika file tidak perlu diperbarui segera setelah transaksi terjadi, dan laporan dibutuhkan secara periodik. Contohnya adalah penggajian, gaji disiapkan untuk setiap periode waktu tertentu dan tidak perlu dihitung setiap hari.

·         Sistem pemrosesan tanpa kertas

Pada pemrosesan batch atau real-time, kadang kala disebut pemrosesan real-time online, transaksi diproses pada saat transaksi itu diinputkan kedalam sistem.

3.      Jelaskan sistem output berbasis kertas dan sistem output tanpa kertas?

·         Sistem output berbasis kertas menyediakan banyak query yang dapat diakses secara acak oleh pengguna , maka system ini menghasilkan hasil cetakan atau microfiche copy dari semua file untuk referensi.

·         Di Sistem tanpa kertas yang online dan real – time cenderung menghasilakan hanya sedikit output . Sistem ini penting di perusahaan besar karena akan sangat tidak praktis bagi perusahaan besar untuk mencetak ratusan atau bahkan ribuan record.

  

4.       Jelaskan apa yang dimaksud dengan keyverification data input dan kesalahan seperti apa yang dapat dikendalikan dengan key verification?

·         Key verification adalah satu prosedur pengendalian yang berguna untuk mendeteksi kesalahan pengetikan.

·         Kesalahan yang dapat dikendalikan seperti salah ketik nomor rekening pelanggan karena karena karyawan mengetik huruf yang salah atau karyawan salah mengartikan karakter yang tertulis di dalam dokumen sumber.

5.      Jelaskan sistem pemrosesan transaksi berorientasi  batch didalam sistem pemrosesan sistem    batch menjadi alternatif yang paling ekonomis ?

Sistem pemrosesan berorientasi batch transaksi direkam ke dalam komputer secara perkelompok dan diproses secara periodik. Pemprosesan batch ekonomis jika ada banyak transaksi yang harus diproses. Sistem ini tepat dipakai jika file tidak perlu diperbarui segera setelah transaksi terjadi, dan laporan dibutuhkan secara periodik. Contohnya adalah penggajian, gaji disiapkan untuk setiap periode waktu tertentu dan tidak perlu dihitung setiap hari.